Θα ψάχνετε για ένα χώρο για μια σημαντική συνάντηση ή συνέδριο, και ο χρόνος είναι περιορισμένος - ή έχετε να βρείτε ένα χώρο Hampshire για να κρατήσει 400 άτομα μέσα στις επόμενες τρεις ημέρες . Είναι μια δύσκολη αποστολή, δεν υπάρχει αμφιβολία γι 'αυτό - αλλά μια ομάδα χώρος μπορεί να βοηθήσει, επιτρέποντάς σας να επιλέξετε από μια προ-επιλεγμένη λίστα των κατάλληλων συνεδριακούς χώρους και τις ειδικές γνώσεις τους για να σας βοηθήσει να βρείτε την πιο κατάλληλη τοποθεσία για το μεγάλο γεγονός σας, συνέδριο, ή συνεδρίαση. Είτε είστε φιλοξενεί ένα μεγάλο συνέδριο της βιομηχανίας ή απλά ψάχνει για ένα χώρο Χριστουγεννιάτικο πάρτι, σκεφτείτε απασχολούν τις υπηρεσίες ενός τόπου ειδικός ανιχνευτής team.There είναι μια σειρά από ζητήματα που πρέπει να έχουμε κατά νου όταν ψάχνετε για ένα χώρο για την εταιρική εκδήλωσή σας. Η πρώτη και πιο προφανής, είναι η γεωγραφική θέση. Μερικές φορές αυτό είναι εύκολο? Ψάχνετε για ένα χώρο Essex, διότι όλοι οι συμμετέχοντες θα προέρχονται από τη γύρω περιοχή. Μερικές φορές, όμως, θα έχουν ευρύτερη επιλογή, και αυτό μπορεί να είναι εκπληκτικά δύσκολο. Έχουμε κατά νου τις ανάγκες των συνέδρων, και τα έξοδα μετακίνησης από τα διάφορα σημεία που θα πρέπει να προέρχονται από. Εάν οι συμμετέχοντες είναι πιθανό να προέρχονται από τις δημόσιες μεταφορές, μπορεί να θέλετε να κρατήσει την εκδήλωσή σας σε μια μεγάλη πόλη ή την πόλη που είναι καλά εξυπηρετείται σιδηροδρομικώς ή αεροπορικώς links.The επόμενο μεγάλο πράγμα που πρέπει να έχουμε κατά νου όταν επιλέγετε χώρο σας είναι το μέγεθος και μορφή της εκδήλωσης που σχεδιάζετε, και την ικανότητα του δίνεται χώρος ενοικίαση σας να αντιμετωπίσει εύκολα με αυτούς τους αριθμούς. Αν πρόκειται για μια μικρή συνάντηση ή τη συλλογή που έχετε στο μυαλό σας, οι περισσότεροι χώροι θα είναι σε θέση να χειριστεί τις ανάγκες σας, αλλά βεβαιωθείτε ότι δεν είναι πάρα πολύ μεγάλη θέση, ή ότι δεν θα μπορούσε να πάρει την καλύτερη τιμή αλλού. Μην πάρετε το λόγο τους για αυτό, όταν σας λένε ότι ο χώρος μπορεί να φιλοξενήσει 250 άτομα "άνετα" - μπορεί να αποδειχθεί ότι είναι μια σφιχτή συμπίεση Μπορεί να έχουν ορισμένες απαιτήσεις όσον αφορά τη μορφή της εκδήλωσης σας!. Για παράδειγμα, αν πρόκειται για ένα συνέδριο, θα θελήσετε να έχουν μια μεγάλη αίθουσα ή αμφιθέατρο για τις συνόδους ολομέλειας, αλλά και δωμάτια προς τη μεριά για μικρότερες συζητήσεις ή εργαστήρια. Αυτές είναι οι βασικές απαιτήσεις, οπότε βεβαιωθείτε ότι ό, τι χώρο έχετε στο μυαλό σας μπορεί να συσταθεί για να ικανοποιήσουν τις ανάγκες σας. Ένα συνεδριακό κέντρο ή μεγάλο ξενοδοχείο κατά πάσα πιθανότητα θα είναι ικανοποιητική? Ένα μικρότερο χώρο δεν μπορεί. Είστε επίσης την υποχρέωση να διασφαλίσει ότι ο συνεδριακός χώρος είναι πλήρως προσβάσιμο σε οποιονδήποτε από τους συμμετέχοντες οι οποίοι μπορεί να έχουν κινητικότητα issues.Another ζήτημα να σκεφτούμε είναι catering. Μερικά κέντρα εκδήλωση δεν μπορεί να δημιουργηθεί για να καλύψει τις μεγάλες ομάδες? Τροφοδοσίας θα πρέπει να προέρχονται από αλλού σε αυτές τις περιπτώσεις. Εάν ο χώρος μπορεί να φιλοξενήσει για το φαγητό σας και τις απαιτήσεις ψυχαγωγίας, είναι σημαντικό να συμφωνήσουμε σε αυτά τα καλά εκ των προτέρων. Αυτό μπορεί να κυμαίνεται από απλή τσάι και μπισκότα σε ένα πλήρως ανεπτυγμένο συμπόσιο, το οποίο θα απαιτήσει προφανώς πολύ περισσότερα στοιχεία από εσάς όσον αφορά το κόστος, το μενού, και άλλες απαιτήσεις. Οι παρευρισκόμενοι έχουν ορισμένες προσδοκίες ως προς το επίπεδο της εστίασης θα πρέπει να παρέχονται στο συνέδριο σας ή εταιρική εκδήλωση? Αν δεν σχεδιάζετε να ταΐσουν και να τους το νερό αφειδώς, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει ένα χώρο με πολλές επιλογές για μεσημεριανό γεύμα nearby.If σας «κρατάνε ένα γεγονός ότι οι άνθρωποι θα πρέπει να ταξιδεύουν μεγάλες αποστάσεις για να παρακολουθήσουν, θα πρέπει να κανονίσετε κατάλληλο κατάλυμα. Πολλοί χώροι συνεδρίων διαθέτουν ειδικές συμφωνίες με τοπικά ξενοδοχεία, ή μπορεί να σας προτείνει κοντινά καταλύματα για τους εκπροσώπους σας. Αυτό είναι ένα βασικό πλεονέκτημα της χρήσης μιας ομάδας χώρο ειδικό για να οργανώσει το συνέδριό σας? Συνήθως θα είναι σε θέση να εξασφαλίσει μειωμένες τιμές δωματίων κατά πολύ κάτω από την τιμή με τα πόδια-up θα ήθελα να είναι εισηγμένες. Αυτό με τη σειρά του σας δίνει τη δυνατότητα να μειώσουν το κόστος για τους αντιπροσώπους και οδηγεί σε μια πιο παραγωγική εκδήλωση. Φυσικά, θα μπορούσαμε να διαπραγματευτούμε τον εαυτό σας με τοπικά ξενοδοχεία, αλλά είναι μια χρονοβόρα εργασία, και δεν υπάρχει καμία εγγύηση θα πάρετε μια καλύτερη rate.Finally, βεβαιωθείτε ότι επιλεγμένο χώρο σας που έχει συσταθεί για την κάλυψη άλλων αναγκών σας - από την άποψη της γραφείο υποδοχής και τις εγκαταστάσεις σας, μικρότερες αίθουσες για μικρότερες ομάδες, χώρο για ξεκούραση και διαλείμματα για καφέ και το πιο κρίσιμο IT ανάγκες σας. Οι περισσότερες αίθουσες συνεδρίων διαθέτουν καλό υπολογιστή και τις εγκαταστάσεις προβολής, αλλά δεν δεσμεύει αυτό εκ των προτέρων - και αν χρειάζεστε κάτι έξω από τα συνηθισμένα, όπως η βιντεοδιάσκεψη εγκαταστάσεις, είναι καλύτερο να επισημάνετε αυτό πριν από τη δέσμευση σε κάποια συγκεκριμένη venue.Using ένα χώρο ομάδα έχει μια σειρά από πλεονεκτήματα. Επειδή είναι ειδικοί, θα πρέπει να έχει καταλόγους των κατάλληλων χώρων εκδήλωσης ταξινομούνται ανά τοποθεσία και τον τύπο - οπότε αν χρειάζεστε ειδικά ένα χώρο Yorkshire για τη συνάντησή σας, θα είναι σε θέση να προτείνει μια σειρά από πιθανές τοποθεσίες. Μπορούν επίσης καταλύματα πηγή στην καλύτερη δυνατή τιμή, να διαπραγματεύεται με χώρους για λογαριασμό σας, και να οργανώσει επισκέψεις επιθεώρησης. Από συνεδριακούς χώρους και τα ξενοδοχεία καταβάλλουν τις αμοιβές τους, είναι ένα οικονομικά αποδοτικό τρόπο της τακτοποίησης εταιρική σας εκδήλωση και σας αφήνει ελεύθερο να επικεντρωθεί στην σημαντικά πράγματα

Από:. Mandy Chagger